Automatizar sin ordenar el proceso es multiplicar el desorden.
Por qué la herramienta debe llegar después del rediseño, y cómo priorizar qué automatizar primero.
Existe una tentación comprensible: si una tarea consume muchas horas, automatizarla parece la solución evidente. El problema es que automatizar un proceso mal diseñado solo produce resultados equivocados a mayor velocidad.
Antes de configurar cualquier herramienta conviene responder tres preguntas: ¿esta actividad debería existir?, ¿quién debería ejecutarla?, ¿qué controles necesita? En un porcentaje alto de los casos, el rediseño elimina la tarea por completo y la automatización deja de ser necesaria.
Para priorizar, usamos una matriz simple de horas ahorradas al mes contra complejidad de implementación. Lo que está arriba a la izquierda se hace primero. Con dos o tres victorias tempranas, la organización se convence sola.
El criterio final es la dependencia. Una automatización que solo una persona sabe administrar traslada el riesgo, no lo elimina. Toda entrega debe incluir manual de administración y al menos dos personas formadas.